Voor warmtepomp- en batterij-installateurs
Je klant plant zelf de schouw, altijd op een moment dat in je route past.
Geen heen-en-weer bellen over afspraken. Klanten zien alleen tijden die passen bij de klus, je werkgebied en de rit van je monteur.
- Duur per dienst
- Buffers en reistijd
- Werkgebied
- Meerdere monteurs
In een minuut
Zo rekent de boekingspagina met je route
- De klant kiest een dienstMet de duur die jij instelde, en een buffer erachter.
- Hij vult zijn postcode in: 9401 ABDaarmee weegt de reistijd mee, en valt buiten je werkgebied direct af.
- Per dag ziet hij hoeveel tijden er vrij zijnVolle en dichte dagen staan erbij, doorgestreept.
- Wat in je route past, staat bovenaanJe monteur is die ochtend al in Assen. Een bezoek erna kost bijna geen extra rit.
- Bevestigd, met buffer en rit meegewogenDe klant krijgt een bevestiging met een link om te wijzigen of af te zeggen.
Zo plant een klant een bezoek bij het demobedrijf. Probeer het zelf: open de demo-boekingspagina en vul bij een bezoek 9401 AB in.
Een agendalink kent je werk niet
Hij weet niet dat een schouw negentig minuten duurt, met een kwartier voorbereiding ervoor en een halfuur rijden erna. Hij weet niet welke monteur die dag vrij is, en niet dat postcode 9401 wél in je gebied ligt en 5611 niet. VakMoment weet dat allemaal wel, want het is gebouwd voor werk dat op locatie gebeurt.
| De regel | In VakMoment | In een gewone agendalink |
|---|---|---|
| Duur van de afspraak | Per dienst ingesteld | Vaste blokken van 30 of 60 minuten |
| Voorbereiding en reistijd | Apart geblokkeerd | Zit in de afspraak of nergens |
| Reistijd tussen twee bezoeken | Weegt mee in het aanbod | Niet bekend |
| Werkgebied | Postcode wordt getoetst | Iedereen kan boeken |
| Meerdere monteurs | Elk een eigen agenda | Eén kalender per link |
| Dubbele boeking | Twee klanten krijgen nooit hetzelfde moment | Afhankelijk van synchronisatie |
Drie stappen, geen belletje ertussen
Stap 1
Je legt vast wat een klus kost aan tijd
Per dienst stel je in hoe lang een klus duurt, wat hij kost, hoeveel voorbereiding nodig is en hoeveel reistijd erna komt. Zo klopt je agenda het hele jaar.
Stap 2
De klant ziet alleen momenten die echt kunnen
Geen lijst met wensen, maar de uitkomst van een berekening: past de klus binnen de werkdag, is de monteur vrij, haalt hij het van de vorige klus naar dit adres, ligt het adres in je gebied. Wat niet kan, staat er niet.
- Nooit dubbel geboekt. Vlak voor het bevestigen kijken we nog één keer of het moment vrij is.
- Geen account nodig. De klant vult zijn gegevens in en is klaar.
Stap 3
De afspraak staat, en blijft staan
De afspraak komt in je planning. De klant krijgt een bevestiging met een eigen link om te verzetten of te annuleren, en een dag van tevoren een herinnering. Verandert er iets, dan hoor jij het via dezelfde weg.
- Bevestiging
- Per e-mail, met de dienst, het tijdstip en het adres.
- Klantlink
- Je klant verzet of annuleert zelf, via de link in de bevestiging. Een account is niet nodig.
- Herinnering
- Eén bericht, 24 uur voor het bezoek; vanaf Vakteam ook een op de dag zelf.
- Jouw kant
- Alles in één overzicht, met rollen voor eigenaar, planner en monteur.
Wat je krijgt
Plannen, bijhouden en koppelen
Klanten kiezen een moment binnen jouw regels. Jij houdt de agenda, de dossiers en de berichten.
Nooit dubbel geboekt
Een moment dat al bezet is, wordt niet aangeboden en niet geaccepteerd, ook niet als twee klanten tegelijk boeken.
Minder rijden tussen klussen
Een moment wordt alleen aangeboden als de rit vanaf de vorige klus past. Routebewust gerekend, geen navigatie.
Je monteur weet wat er hangt voordat hij aanbelt
Elk bezoek hangt aan een klantdossier met de locatie, de installaties en eerdere bezoeken.
Alle functies
Boeken en plannen
- Boeken, verzetten en annuleren via je eigen boekingspagina
- Duur, buffers, voorbereidingstijd en reistijd
- Werkgebied per postcode en meerdere monteurs
- Dag-, week- en maandagenda met een baan per monteur en interne blokken
- Een waarschuwing wanneer de rit tussen twee bezoeken niet te halen is
- De module op je eigen website, alleen op jouw domein
- Bevestiging, klantlink en herinnering per e-mail
- Export en verwijderen van je gegevens, wanneer je wilt
- Zelf een abonnement afsluiten en opzeggen, onder Instellingen
- Een afrondbon met foto’s en handtekening, per e-mail naar de klant
Dossier en koppelingen
- Google Agenda: bezette tijden lezen en afspraken wegschrijven
- Klantdossiers met locaties, installaties, servicehistorie en documenten
- Terugkerend onderhoud met één uitnodiging per beurt
Wat je zelf houdt
- Uren, materiaal en voorraad blijven in je eigen administratie
- Facturen maak je in je boekhoudpakket
VakMoment plant het bezoek. De afrondbon gaat zonder prijzen naar je klant.
Gekoppeld betekent dat er gegevens zijn opgehaald. Een agenda of andere koppeling toont die status pas dan.
Van afspraak tot afrondbon
Eén lijn, van plannen tot oplevering
De planning blijft het hart. De oplevering is licht: ze sluit de afspraak af, zonder uren, materiaal of facturen.
Afspraak plannen
De klant kiest zelf een moment, binnen de regels die jij instelt.
Werkopdracht uitvoeren
De monteur ziet zijn dag op Vandaag en meldt zich onderweg, aangekomen en klaar.
Foto's en checklist
Foto's en checklist worden eerst op de telefoon bewaard, ook zonder verbinding, en gaan daarna naar de server.
Klant controleert en tekent
De klant tekent op het scherm of de naam wordt getypt. Was hij er niet, dan noteert de monteur dat. Restpunten staan erbij; bij geen akkoord noteert de monteur de reden.
Afrondbon
Een pdf zonder prijzen; is het e-mailadres bekend, dan krijgt de klant een link in plaats van een bijlage. Opnieuw opleveren maakt een nieuwe versie, de getekende blijft bestaan. Open restpunten volgt kantoor op in Acties.
Voorbeeldgegevens, geen echte klant. Geen werkbon en geen factuur: de afrondbon legt vast wat er is gedaan en wat de klant zag.
En werkbonnen?
VakMoment plant. Wat de monteur aan het eind van een bezoek vastlegt, is een afrondbon, geen volledige werkbon.
De afrondbon, in elk pakket
- Foto's van het werk, gemaakt op locatie
- De handtekening van de klant, of zijn naam getypt, of de notitie dat hij er niet was
- Een pdf met je notities en de afgevinkte checklist, zonder prijzen
- Per e-mail naar de klant, met een link naar de pdf; ook terug te vinden in het klantdossier
Bewust niet
- Uren en materiaal vastleggen
- Facturen maken
- Voorraad bijhouden
Facturen blijven in je boekhoudpakket. Vanaf Vakteam kun je e-Boekhouden (relaties) koppelen, zodat je gegevens niet overtypt.
Een assistent die meedenkt, niet beslist
In Pro zet je een AI-assistent aan die met je planning meekijkt. Hij doet voorstellen; jij of je planner beslist. Standaard staat hij uit.
Wat hij doet
- Een nieuwe aanvraag zet hij als voorstel klaar in de planning, met een inschatting van urgentie en dagdeel
- Eén mail per dag aan de eigenaar als er iets blijft liggen: open aanvragen, restpunten en offertes zonder vervolg
- Vragen over je planning beantwoorden, en een wijziging klaarzetten die jij met één klik bevestigt
Wat hij nooit doet
- Zelf een afspraak maken, verplaatsen of afzeggen
- Een bericht of bevestiging naar je klant sturen
- Iets uitvoeren zonder jouw klik
Verwerking via de EU-ingang van OpenRouter, alleen bij aanbieders die niets bewaren (Zero Data Retention). E-mailadressen, telefoonnummers en adressen van klanten halen we weg vóór elke aanroep; namen ziet de assistent wel. Aan- en uitzetten doe je bij Instellingen.
Founding-pilot
Founding Installer: Vakteam voor € 49 per maand, 12 maanden prijsvast, maandelijks opzegbaar
Voor de eerste 10 installatiebedrijven. We richten je eerste dienst en je boekingspagina samen in, gratis (los kost dat € 199). Daarna € 49 in plaats van € 79 per maand. In ruil spreken we elkaar de eerste maanden een kwartier per week. Je hebt direct contact met de maker.
Voor wie dit werkt
- 1 tot 25 medewerkers, met minstens 20 klantafspraken per maand.
- Planning nu via telefoon, e-mail of WhatsApp, geen systeem dat de regels van je vak al kent.
- Duidelijk afgebakende afspraaksoorten, zoals advies, schouw, onderhoud of storing.
Voor wie dit niet werkt
We zeggen liever vooraf waar VakMoment niet bij past dan dat je daar in een pilot achter komt.
- Je werkt alleen aan meerdaagse projecten, geen afspraken van vaste duur.
- Je draait spoeddienst zonder planbare afspraken.
- Je wilt werkbonnen met uren en materiaal, voorraad en facturatie in één pakket: dat bouwt VakMoment niet. Wel een afrondbon, zie En werkbonnen?
Wat installateurs ons het eerst vragen
Heeft Google Agenda dit niet al?
Google Agenda kan een tijd laten kiezen. VakMoment voegt de regels van een vakbedrijf toe: dienstduur, buffers, meerdere medewerkers, je werkgebied en een boekingspagina die op je eigen website past.
Wij plannen nu via WhatsApp, dat werkt prima.
WhatsApp blijft handig voor persoonlijk contact. VakMoment haalt alleen het herhaald heen-en-weer sturen over een tijdstip eruit.
We hebben al field-service-software.
Dan kijken we eerst of dat pakket het plannen van afspraken al voldoende afdekt. Past dat, dan is er niets te winnen.
79 euro per maand is veel voor een agenda.
Vergelijk het met de tijd die planning nu kost en het aantal afspraken per maand. In de pilot spreken we vooraf af wat de prijs moet rechtvaardigen.
Klanten willen ons liever bellen.
Bellen blijft gewoon kunnen. Dit is een extra keuze voor wie liever buiten kantooruren plant, niet een vervanging van de telefoon.
Ik wil eerst alle functies zien voordat we beginnen.
Voor de pilot kiezen we samen één afspraaksoort. Zo zie je in de praktijk of het past, in plaats van in een demo met alles tegelijk.
En als mijn klanten er geen gebruik van maken?
Zet de link onder één afspraaksoort en in je bevestigingsmails, en kijk na een maand hoeveel mensen hem gebruiken. Gebeurt er niets, dan weet je dat na één maand. Hoeveel van jouw klanten de link gebruiken, zie je zelf; we noemen daar geen percentage bij.
Wat als ik zelf net telefonisch iets inplan?
Een afspraak die jij in VakMoment zet, blokkeert het moment net zo als een online boeking; dat is één en dezelfde planning. Boek je liever in je eigen agenda, dan leest de Google Agenda-koppeling die bezette tijd mee. Wat het eerst in de planning staat, wint.
Probeer het met je eigen diensten
Richt je diensten, werktijden en werkgebied in en zie meteen je eigen boekingspagina. Liever eerst samen kijken? Dan plannen we een demo van vijftien minuten.
Zonder creditcard. Je kiest zelf het pakket, en we bellen niet ongevraagd na.