1Wie is waarvoor verantwoordelijk
VakMoment is een planningsdienst voor vakbedrijven die bij mensen thuis werken. Dat betekent dat er twee soorten persoonsgegevens door het systeem gaan, met twee verschillende rollen eromheen.
Voor de gegevens van het installatiebedrijf zelf (het account, de bedrijfsnaam, de contactpersoon, het gebruik van de dienst en de facturatie) is VakMoment verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring gaat daarover.
Voor de gegevens van de klanten van dat bedrijf (de naam, het adres, het telefoonnummer en de opmerking van iemand die een afspraak boekt) is het installatiebedrijf verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt VakMoment die gegevens uitsluitend in opdracht. Wat daarvoor geldt, staat in de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de overeenkomst met dat bedrijf.
2Welke gegevens en waarom
Van een gebruiker met een account: e-mailadres, naam van de contactpersoon, bedrijfsnaam, de rol binnen het bedrijf en het tijdstip van inloggen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Zonder deze gegevens is er geen account.
Van bezoekers van de website: alleen wat nodig is om de site te tonen en misbruik tegen te gaan. Er staan geen trackingcookies en geen advertentiepixels op deze site.
Bij een demoaanvraag: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en de vraag die iemand zelf intypt. Grondslag: het treffen van maatregelen op verzoek van de betrokkene, voorafgaand aan een overeenkomst.
Voor facturatie: bedrijfsgegevens, het gekozen pakket en de gefactureerde bedragen. Wie zelf een abonnement afsluit, rekent af bij een betaalpartij; die verwerkt de betaalgegevens, het factuuradres en een eventueel btw-nummer. VakMoment ontvangt daarvan alleen een klantnummer bij die partij en de stand van het abonnement, nooit een kaart- of rekeningnummer. Grondslag: de overeenkomst, en voor de bewaring de wettelijke administratieplicht.
Van klanten van het installatiebedrijf: naam, adres of postcode, telefoonnummer of e-mailadres, de gekozen dienst met tijdstip en een eventuele opmerking. Die gegevens worden verwerkt in opdracht van dat bedrijf, niet voor VakMoment zelf.
Herinnering per sms of WhatsApp: alleen als het installatiebedrijf dat heeft aangezet én de klant er bij het boeken zelf een vinkje voor zet. Dan gaan het mobiele nummer, de naam van het bedrijf en het tijdstip van de afspraak naar de dienst die het bericht verstuurt (Bird of Twilio, zie Subverwerkers), geen adres, geen opmerking en geen link. Grondslag: toestemming. Intrekken kan op elk moment met één knop via de link in de bevestigingsmail; de herinnering per e-mail blijft dan gewoon.
3Wat er niet gebeurt
Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor advertenties. Er is geen profilering en er zijn geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg.
Er worden geen persoonsgegevens naar de logbestanden geschreven. Dat is niet alleen een belofte: technische logregels dragen identifiers en foutcodes, geen namen, adressen of tokens.
Klanten van een installatiebedrijf krijgen geen account en geen wachtwoord bij VakMoment. Een klantlink in een bevestigingsmail is een eenmalig geheim waarvan alleen de hash in de database staat.
4Hoe lang gegevens blijven staan
De bewaartermijn voor klantgegevens stelt het installatiebedrijf zelf in, van zes maanden tot zeven jaar, standaard vierentwintig maanden na de afspraak. Daarna verdwijnen naam, contactgegevens, adres en opmerking, en verdwijnt ook de inhoud van de e-mails die erover zijn verstuurd. De afspraakregel zelf (datum, dienst, duur, monteur) blijft staan, zodat de eigen administratie van het bedrijf klopt.
Accountgegevens blijven bestaan zolang het account bestaat. Na opzegging worden ze verwijderd, behalve wat er wettelijk bewaard moet blijven: facturen en de daarbij horende bedrijfsgegevens gaan zeven jaar mee.
Verlopen technische gegevens (sessies, tijdelijke tokens, verzendpogingen en snelheidsbegrenzingen) worden periodiek automatisch opgeruimd.
5Waar de gegevens staan
De database draait in Ierland en de applicatie in een EU-regio. E-mail loopt via een verzendpartij met Europese infrastructuur. Betalingen lopen via een betaalpartij met een vestiging in Ierland.
De partijen die daarbij betrokken zijn, staan met naam, doel en regio op de pagina Subverwerkers. De partijen voor hosting, de database en e-mail zijn Amerikaanse ondernemingen met Europese infrastructuur. Dat een Amerikaanse moedermaatschappij nooit toegang zou kunnen krijgen, kan niemand beloven; daarvoor bestaan standaardcontractbepalingen en het EU-US Data Privacy Framework. Dat staat er liever zo dan geruststellender.
6Beveiliging
Verkeer gaat uitsluitend over https. Elke tabel in de database is gebonden aan precies één organisatie, en dat wordt op de server afgedwongen en niet in het scherm. Row Level Security staat aan als tweede linie.
OAuth-tokens en webhookgeheimen worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM, met een sleutel die alleen in de omgeving staat en niet in de database. API-sleutels, klantlinks en uitnodigingen worden gehasht met SHA-256: die hoeven nooit teruggelezen te worden, alleen herkend.
Wie een kwetsbaarheid vermoedt, meldt dat op het beveiligingsadres hierboven. Zie ook de pagina Datalekprocedure.
7Rechten van betrokkenen
Iedereen heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van zijn gegevens. Voor gegevens waarvoor VakMoment verantwoordelijk is, kan dat via het privacyadres hierboven; er volgt binnen een maand antwoord.
Gaat het om gegevens die een installatiebedrijf in VakMoment heeft staan, dus over een klant van dat bedrijf, dan loopt het verzoek via dat bedrijf. VakMoment verwijst zo'n verzoek door en werkt eraan mee, maar beslist er niet zelf over.
Een eigenaar kan alle gegevens van zijn organisatie als bestand exporteren en kan ze laten verwijderen. Verwijderen staat achter een bevestiging waarbij de naam van de organisatie moet worden ingetypt.
Wie vindt dat er niet goed met zijn gegevens is omgegaan, kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8Wijzigingen
Verandert deze verklaring inhoudelijk, dan verandert de versiedatum bovenaan mee en worden accounthouders per e-mail geïnformeerd voordat de wijziging ingaat.