Kun je ons de gegevens van je klanten toevertrouwen?
Welke gegevens VakMoment vasthoudt, waar ze staan en wie erbij kan. Geen keurmerk: dit is wat er gebeurt als een klant via jouw boekingspagina een afspraak vastlegt.
De vragen die we het vaakst krijgen
Welke gegevens worden er eigenlijk opgeslagen?
Zo min mogelijk: alleen wat nodig is om een bezoek te plannen. Dat is de naam van de klant, een adres of postcode, een telefoonnummer of e-mailadres, de gekozen dienst met het tijdstip, en een opmerking als de klant er zelf een intypt. Er is geen wachtwoord en geen klantaccount: dat kan simpelweg niet lekken.
Waar staan ze?
De database, de applicatie en de verzending van e-mail draaien in Ierland. Wie er verder bij kan, staat met naam en regio op de pagina Subverwerkers.
Kunnen Amerikaanse partijen bij mijn gegevens?
De partijen voor hosting, de database en e-mail zijn Amerikaanse ondernemingen met Europese infrastructuur; welke dat zijn, staat op Subverwerkers. De opslag staat in de EU; dat een Amerikaanse moedermaatschappij nooit toegang zou kunnen krijgen, kunnen wij niet beloven. Daarvoor bestaan standaardcontractbepalingen en het EU-US Data Privacy Framework. We zeggen liever wat waar is dan wat prettig klinkt.
Wie kan erbij?
Binnen jouw organisatie gelden rollen: eigenaar, planner en monteur zien en doen ieder iets anders, en dat wordt op de server afgedwongen, niet alleen in het scherm. Elke tabel in de database is gebonden aan precies één organisatie. Een ander bedrijf kan jouw afspraken, klanten of instellingen dus nooit zien, ook niet per ongeluk.
Hoe lang worden ze bewaard?
Dat stel je zelf in: van zes maanden tot zeven jaar, standaard vierentwintig maanden. Daarna verdwijnen naam, contactgegevens, adres en opmerking van de klant, en verdwijnt ook de inhoud van de e-mails die erover zijn verstuurd. De afspraakregel zelf (datum, dienst, duur, monteur) blijft staan, zodat je eigen rapportage klopt.
Kan ik alles opvragen of laten verwijderen?
Ja. Je kunt de gegevens van je organisatie als bestand exporteren, en je kunt ze laten verwijderen. Verwijderen staat achter een bevestiging waarbij je de naam van je organisatie moet intypen: dat is met opzet een drempel, want dit is niet iets om per ongeluk aan te klikken.
Wat is er versleuteld?
OAuth-tokens en webhookgeheimen staan versleuteld met AES-256-GCM, met een sleutel die alleen in de omgeving staat en niet in de database. API-sleutels, klantlinks en uitnodigingen worden niet versleuteld maar gehasht met SHA-256: daar hoeft niemand ze ooit weer terug te lezen, alleen te herkennen. Een kopie van de database levert in geen van beide gevallen een werkende sleutel op.
Hoe veilig is de klantlink in de bevestigingsmail?
De link bevat 256 bits willekeur. In de database staat alleen de hash daarvan, niet de link zelf. Een tweede gebruik van dezelfde link (bijvoorbeeld nadat iemand hem heeft doorgestuurd of hij is uitgelekt uit een oude mailbox) werkt niet meer.
Staan er persoonsgegevens in logbestanden?
Nee. Voordat er iets wordt gelogd, wordt tekst die op een sleutel, een e-mailadres of een wachtwoord lijkt weggelakt. Dat gebeurt automatisch en bij elke foutmelding, niet alleen wanneer we eraan denken.
Hoe worden publieke boekingen begrensd?
Per adres en per bedrijf geldt een maximum aantal verzoeken in een korte periode. Het demoformulier, een aanvraag en het klantportaal hebben daarnaast een veld dat alleen scripts invullen; zo’n aanvraag wordt niet opgeslagen.
Wat gebeurt er bij een datalek?
We melden een datalek aan jou, in ieder geval binnen 24 uur nadat we het hebben vastgesteld, met wat je nodig hebt om zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden. De stappen staan in de datalekprocedure.
Twijfel je nog over een specifiek punt?
Stel de vraag in de demo. We laten zien waar de gegevens staan en hoe een boeking wordt vastgelegd.
Vijftien minuten, met je eigen situatie als voorbeeld.