Voor warmtepomp- en energieadviseurs
Een schouw online laten plannen, zonder dat je dag volloopt
Een warmtepompschouw duurt al snel anderhalf uur, langer dan het blokje van dertig minuten waar de meeste boekingslinks van uitgaan. Er hoort voorbereiding vooraf bij en reistijd achteraf, en het adres moet binnen je werkgebied liggen. Dat is precies waarom veel adviesbureaus de schouw nog altijd telefonisch inplannen.
Waarom een schouw niet in een gewoon blokje past
Een adviesgesprek van een half uur past in bijna elke agenda-app. Een schouw niet. Er moet tijd zijn om de woning te bekijken, de bestaande installatie te beoordelen en de situatie met de klant door te nemen: al snel anderhalf uur, niet dertig minuten.
Daar komt bij dat een schouw niet op de klok begint en eindigt. Er hoort voorbereiding vooraf bij (het dossier doorlezen, iets opzoeken over de woning) en reistijd achteraf, voor en na het bezoek. Die tijd staat niet in de agenda van de klant, maar moet wel ergens geblokkeerd staan. Anders loopt de rest van de dag uit.
Het adres moet bovendien binnen je werkgebied liggen. Een schouw drie provincies verderop is geen optie, hoe leeg de agenda die dag ook lijkt.
En twee schouwen na elkaar werken alleen als de reistijd ertussen klopt. Een bezoek in Assen om tien uur en de volgende in Vlissingen om half twaalf staat keurig in de agenda en is in de praktijk onmogelijk. VakMoment weegt de reistijd tussen twee bezoeken mee in wat het als optie aanbiedt. Hoe dat rekenwerk precies gaat, staat op de pagina over hoe het werkt.
Hoe je dat vastlegt in VakMoment
Zeven instellingen bepalen samen welk moment een klant straks te zien krijgt.
- Dienst
- Naam, duur en prijs van de schouw of het adviesgesprek: de basis waar de rest op rekent.
- Voorbereidingstijd
- Tijd vóór het bezoek die niet voor een andere afspraak beschikbaar is.
- Reistijd
- Tijd ná het bezoek. De reistijd naar de volgende afspraak weegt mee in wat wordt aangeboden.
- Postcodeprefixes
- De postcodes waar je komt. Het adres van de klant wordt opgezocht op postcode en huisnummer en getoetst aan dit gebied.
- Werktijden
- De uren waarbinnen een schouw mag beginnen en waarbinnen hij moet passen.
- Uitzonderingsdagen
- Vrije dagen, cursussen, vakantie: dagen waarop er niets wordt aangeboden.
- Wie de afspraak doet
- In VakMoment heet die rol een monteur; met meerdere adviseurs heeft ieder een eigen agenda, en twee adviseurs krijgen niet hetzelfde moment.
Welke afspraken zich lenen voor online plannen
Niet elke afspraak is geschikt om zonder telefoon in te plannen. Een moment met een vaste duur (een schouw, een eerste adviesgesprek, een controlebezoek) werkt goed: de klant kiest, het systeem rekent, en de afspraak staat vast.
Een afspraak waarvan de duur pas ter plekke blijkt, of die afhangt van wat een vorig bezoek opleverde, leent zich minder goed. Dat soort werk plan je nog steeds het beste na een kort gesprek.
Begin daarom met één afspraaksoort (de schouw, of het eerste adviesgesprek) en voeg pas een tweede toe als die eerste soepel loopt. Meer diensten tegelijk betekent ook meer regels om in te stellen, en die zorgvuldigheid loont pas als de eerste dienst al werkt.
Wat de klant ziet en krijgt
De klant ziet alleen momenten die ook echt kunnen: geen wensenlijst, maar de uitkomst van de berekening hierboven. Vlak voordat de afspraak vastligt, controleren we het moment nog een keer, zodat twee klanten nooit hetzelfde uur krijgen.
Na het boeken krijgt de klant een bevestiging per e-mail met de dienst, het tijdstip en het adres, en een eigen link om de afspraak te verzetten of te annuleren, zonder dat daar een account voor nodig is. Eén dag van tevoren volgt een herinnering. Bekijk hoe dat er in de praktijk uitziet op de demo-boekingspagina.
Checklist: klaar om te beginnen
Dit is wat je klaar moet hebben voordat de eerste klant een moment kiest.
- Eén afspraaksoort gekozen om mee te starten.
- Duur en prijs van die dienst staan vast.
- Voorbereidingstijd en reistijd zijn ingesteld.
- Postcodegebied staat ingesteld.
- Werktijden en uitzonderingsdagen staan klaar.
- Duidelijk wie de afspraak doet en of er meerdere agenda’s nodig zijn.
- De bevestigingsmail bevat dienst, tijdstip en adres.
Kijk of dit past bij jullie schouwplanning
Vijftien minuten, met de duur, voorbereidingstijd en het werkgebied van jullie schouw op het scherm. Geen presentatie, wel een werkende boekingspagina.
We bellen niet ongevraagd na. Je krijgt een bevestiging per e-mail.