Terugkerend onderhoud
Onderhoud dat zichzelf aankondigt, in plaats van een lijst in mei
De meeste installatiebedrijven weten precies welke adressen jaarlijks terug moeten komen. Het probleem is niet het weten, het is de maand waarin iemand die lijst langsgaat en er honderd keer een tijdstip uit moet bellen. VakMoment stuurt per beurt één uitnodiging en laat de klant zelf een moment kiezen binnen wat jij hebt vrijgegeven.
- Eén uitnodiging per beurt, gegarandeerd
- De klant kiest binnen jouw werktijden
- Afronden schuift de volgende beurt op
Het probleem zit in de maand, niet in de administratie
Een onderhoudscontract is makkelijk vast te leggen. Wat moeilijk is, is dat honderd van die contracten in dezelfde periode aflopen, en dat elk contact daarover twee kanten heeft: jij belt op een moment dat de klant niet uitkomt, de klant belt terug op een moment dat je op een dak staat. De agenda die daaruit ontstaat is bovendien op volgorde van bereikbaarheid gevuld, niet op volgorde van geografie, en dat merk je pas in de bus.
Er is nog een tweede kant. Wie de lijst met de hand langsgaat, slaat er onvermijdelijk een paar over. Niet uit onzorgvuldigheid, maar omdat een lijst geen geheugen heeft: er is geen plek waar staat dat dit adres dit jaar nog niet is geweest en wél had gemoeten.
Hoe het loopt
- Je legt de installatie vast bij de klant. Merk, type, plaatsingsdatum en de locatie waar hij hangt. Het adres komt uit postcode plus huisnummer, niet uit een tekstveld. Dat scheelt de spelfout die later een tweede klant wordt.
- Je maakt er een onderhoudsplan bij. Interval in maanden, de dienst die erbij hoort, en vanaf wanneer het loopt. Meer is het niet; de eerstvolgende vervaldatum rolt eruit.
- Per beurt gaat er één uitnodiging uit. Met een link die de klant naar jouw boekingspagina brengt, met de dienst, de locatie en de installatie al ingevuld.
- De klant kiest zelf een moment. Binnen je werktijden, met de duur die jij aan die dienst hebt gegeven, met je buffers ertussen en alleen in je werkgebied.
- Na afronden schuift de volgende beurt op. Gerekend vanaf de dag dat het bezoek werkelijk is afgerond, zodat de reeks meebeweegt met de werkelijkheid.
Wat het niet doet
Deze pagina zou zonder deze alinea overtuigender zijn en minder waar. Dit zijn de grenzen, zodat je er in week drie niet tegenaan loopt.
- Er wordt niets automatisch samengevoegd. Twee klanten die op elkaar lijken blijven twee klanten, met een suggestie erbij. Samenvoegen gaat over de gegevens van iemand anders en is niet terug te draaien; dat doet een mens of niemand.
- Er is geen herinneringsreeks. Eén uitnodiging per beurt. Wie niet reageert, blijft openstaan en verschijnt in het actiecentrum: dat is het signaal om te bellen, niet om nog een mail te sturen.
- De rit is routebewust, niet geoptimaliseerd. VakMoment weegt de reistijd tussen twee bezoeken mee (hemelsbreed maal een wegfactor, en vanaf je garage als je die hebt ingevuld) en waarschuwt als een rit niet uitkomt. Het herschikt je dag niet en het is geen navigatie.
- Er wordt geen keuringsplicht bewaakt. VakMoment plant een bezoek. Welke wettelijke termijn er voor een installatie geldt en welke certificering jij nodig hebt, weet het niet en beweert het niet te weten.
Vragen die installateurs hierover stellen
Wat gebeurt er als een klant niet reageert op de uitnodiging?
Dan staat de beurt open en zie je dat terug in het actiecentrum, onder onderhoud dat te laat is of bijna vervalt. Er wordt niet automatisch een tweede uitnodiging gestuurd en er wordt geen moment voor de klant gereserveerd. Bellen blijft dus mogelijk. Alleen doe je dat nu voor de klanten die het nodig hebben in plaats van voor allemaal.
Kan een klant twee keer een uitnodiging voor dezelfde beurt krijgen?
Nee. Per beurt gaat er één uitnodiging uit, ook als de verzending twee keer wordt gestart. Een tweede mail voor dezelfde beurt en dezelfde datum komt er niet.
Reserveert de uitnodigingslink alvast een tijdstip?
Nee. De link opent de gewone boekingspagina met dezelfde beschikbaarheidscontrole als iedere andere bezoeker krijgt. Klant, locatie, installatie en plan staan al ingevuld, dus je klant hoeft niets over te typen, maar het moment is pas van hem als hij het kiest.
Wat als er meerdere installaties op één adres staan?
Elke installatie heeft een eigen onderhoudsplan met een eigen interval. Een cv-ketel van vorig jaar en een airco van drie jaar oud lopen dus niet gelijk, en dat hoeft ook niet.
Schuift de volgende beurt op als het bezoek uitloopt naar volgende maand?
De volgende beurt wordt gerekend vanaf de datum waarop het bezoek is afgerond, niet vanaf de geplande datum. Een beurt die drie weken later plaatsvindt, zet de hele reeks drie weken op, wat klopt, want dat is wanneer de installatie werkelijk is nagekeken.
Zie het met je eigen intervallen
In vijftien minuten zetten we één dienst, één interval en één testklant klaar, zodat je de uitnodiging krijgt zoals je klant hem krijgt.
We bellen niet ongevraagd na. Je krijgt een bevestiging per e-mail.